DE TAKEN VAN EEN ORGANISATIEBUREAU

Niet alleen zijn wij sterk in het schrijven van originele concepten en programma’s, maar net zo belangrijk vinden wij de planning, de grondige aanpak en uitvoering ervan met veel aandacht voor alle organisatorische en logistieke details. Met professionele kennis van toepassingsmogelijkheden van techniek verzorgen wij de (technische) programmaregie, vervat in minutieuze regie-draaiboeken.
Daarnaast hebben wij veel ervaring met beveiliging, protocol en accreditatie van highlevel bijeenkomsten en conferenties.
Wij bieden sterk projectmanagement: aansturing (aanjager) van processen en bewaker van deadlines, zorgen met tactisch vermogen, daar waar meerdere partijen opdrachtgever zijn, dat elke partij goed uit de verf komt en zorgen voor financieel projectmanagement: transparant en binnen budgettaire kaders.

Alles op een rijtje:

  • opstellen van totaalconcepten en programma’s
  • aandragen van ideeën en/of uitwerken van úw ideeën
  • totaalcoördinatie van het project en bewaken van de doelstellingen
  • adviseren over aanpak van programma’s en vormen van workshops
  • voorbereiden van briefings en instructies aan workshopleiders, presentatoren en sprekers, hoogwaardigheidsbekleders
  • bewaken van deadlines en voortgang
  • opstellen van gedetailleerde kostenbegrotingen / voeren financieel management
  • afstemmingsbesprekingen met opdrachtgever en projectgroepen
  • opstellen van planningen en checklisten: wie doet wat en wanneer
  • opstellen van technisch regiedraaiboek zaalprogramma
  • opstellen van logistieke opbouw- en uitvoeringsdraaiboeken van de bijeenkomst
  • coördinator tijdens opbouw en uitvoering
  • regievoering tijdens uitvoeringsdag(en)
  • coördinatie van toeleveranciers:
    onderhandelingen / (prijs)afspraken / bevestigingen / logistieke inplanning in draaiboeken / instructies ) zoals:
    locatie – licht – geluid – AV - catering - tenten – vervoer - gastvrouwen – beveiliging - kinderopvang - promotieteams – entertainment – (pers)fotograaf – tekstschrijvers – filmproducenten - presentatoren – gidsen – decorbouwers - vormgevers – bloemisten – hotels - restaurants - en vele andere disciplines
  • coördinatie van drukwerk: van inhoud tot ontwerp tot drukklaar
  • coördinatie en briefings voor totale opzet (congres)website
  • coördinatie van social media
  • verslaglegging vergaderingen
  • verzorgen en coördineren protocollaire zaken
  • instrueren en begeleiden presentatoren/voorzitters (logistiek/techniek)
  • instrueren/briefen workshopsprekers en deelnemers informatiemarkt
  • opvang pers
  • coördinatie informatiebalie: registratie / opvang / begeleiding gasten
  • bewaken voortgang van het totale project (aanjaagfunctie)
  • assistent coördinatie tijdens de opbouw en afbouw
  • secretariaatsvoering voor uw evenement of congres
  • opzet en coördinatie van de totale registratie
  • aanspreekpunt voor gasten, (congres)deelnemers, workshopleiders , exposanten
  • (online en post) verzendactiviteiten (entreebewijzen, routebeschrijvingen, facturen en mailings)
  • coördinatie mailingbureau
  • onderhouden en actualiseren (congres)website
  • (congres)middelen voorbereiden en samenstellen (naambordjes, PowerPoints, coördinatie vullen congrestassen etc.)